Lukuja, kaavoja ja käppyröitä

Tilastotiedot ja kaaviot kuuluvat monella alalla olennaisena osana puhe-esitysten yhteyteen. Numeerisen tiedon esittäminen ja käyttäminen havainnollistamistarkoituksessa on usein välttämätöntä, mutta esiintyjää saattaa huolestuttaa tilastosulkeisten kuivakka maine. Parhaimmillaan tilastot ja graafit havainnollistavat puhujan asiaa erinomaisesti, mutta huolimattomasti käytettynä powerpointiin upotetut graafit ja diagrammit varastavat shown, ja esityksestä tulee puisevaa mössöä. Tilastotiedon käyttöä onkin suunniteltava tarkoin etukäteen.

Suurimmat karikot voi välttää, kun keskittyy valitsemaan tilastoaineiston esitykseensä tukemaan kokonaisuutta. Jokaisella esitetyllä graafilla ja luvulla tulee olla jokin ennalta mietitty tarkoitus, joka auttaa yleisöä ymmärtämään puhujan asiaa. Pelkkä tilastojen lukeminen ääneen ei riitä vaikuttavaan esitykseen, vaan puhujan on pystyttävä avaamaan esittämänsä tilastotiedon merkitys myös sanallisesti.

Yksittäisten graafien ja yleisölle heiteltävien lukuarvojen määrää tulee miettiä tarkoin. Mitä enemmän tilastoja ja lukuja yleisölle näyttää, sitä huonommin ne yksittäisinä jäävät mieleen. Esitystä valmistellessa onkin hyvä pohtia, mikä tieto on asian havainnollistamisen kannalta olennaisinta, ja karsia pois ylimääräinen nice-to-know -silppu kuulijoiden huomioita viemästä. Mikäli esityksessä on välttämätöntä käyttää suurta määrää tilastoja ja lukutietoa, voi esitystä rytmittää korostamalla pääasioita sekä sanallisesti että esitysgrafiikan keinoin.

Hyvin rakennetussa esityksessä tilastotietoa ei vain esitellä yleisölle, vaan avataan sen merkitys myös sanallisesti. Vaikka monissa tapauksissa tilastoista tehtävät päätelmät ovat esiintyjälle itsestään selviä, niin asia tulisi silti malttaa avata myös yleisölle. Esitystilanteessa päähuomio kohdistuu aina puhujaan, eikä puhujan tule asettaa itseään alisteiseen asemaan käyttämäänsä materiaalin nähden.

Lue vielä tiivistetyt vinkit onnistuneeseen tilastojen käyttöön:

• Karsi – Mieti, mitä tietoja todella tarvitsen asian selittämiseen yleisölle.
• Selitä – Avaa käyttämäsi tilastotiedon merkitys myös sanallisesti.
• Kohdenna – Mieti yleisöprofiilia, ja valitse sellaisia aineistoja, jotka yleisö pystyy sulattamaan.

Teemu Kulmakorpi