SUOMEN PUHEOPISTO OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietojen käsittely Suomen Puheopistossa

Suomen Puheopisto kunnioittaa asiakkaidensa sekä sivustollaan vierailevien henkilöiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa. Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämä tietosuojaseloste kuvaa ne menettelytavat, joita sovelletaan Puheopiston asiakkaistaan keräämiin henkilötietoihin.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Puheopisto Oy (myöhemmin Puheopisto), Y-tunnus 2113462-2, osoite: Kalevankatu 54, 00180 Helsinki

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Toimitusjohtaja Marsa Bäck, marsa.baeck@puheopisto.fi, 040 5848 771

3. REKISTERIN NIMI

Suomen Puheopisto Oy:n asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOREKISTERIT JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Puheopisto kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotta yritys pystyy tarjoamaan tuotteitaan ja palvelujaan asiakkaille ja muille sidosryhmille. Henkilötietorekistereiden avulla Puheopisto tekee myös tuote- ja palvelukehitystä. Puheopisto ei harjoita sähköistä suoramarkkinointia ilman markkinoinnin vastaanottajan suostumusta, joka on annettu lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
palvelun toteuttaminen
asiakastapahtumien varmentaminen
asiakkaan tilausten käsittely, toimitukset, laskutus ja sen seuranta
asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
markkinointi, markkinointitutkimusten ja mielipidekyselyjen toteuttaminen
viestintä ja uutiskirjeen välittäminen
analysointi ja tilastointi
asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.

Henkilötietoja käytetään palautteen analysoinnissa, mutta henkilötiedot poistetaan, kun tietoja käytetään Puheopiston palveluiden markkinoinnissa.

Yllä mainittuja tehtäviä voi hoitaa rekisterinpitäjän lisäksi myös ulkopuolinen käsittelijä, kuten sopimuskouluttaja ja palvelualustojen tarjoajat. Tällöin ulkopuolinen käsittelijä toimii henkilörekisterin käsittelyn toimeksisaajana, ja rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojasta myös heidän toiminnassaan. Ulkopuoliset tiedon käsittelijät sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja samoin salassapitovelvoittein kuin rekisterinpitäjän omat työntekijät. Lisäksi tapahtumien ja valmennusten yhteydessä annettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestäjän sopimuskumppaneille, jotka osallistuvat samaan tapahtumaan.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavan kaltaisia tietoja:

etu- ja sukunimi, kutsumanimi, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli, asematunnus ja muut tarpeelliset yhteystiedot
palveluiden käyttö- ja ostotiedot
markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten

asiakaspalveluhenkilöstön kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut

itse tuottama sisältö, kuten valmennusten ennakkokartoitus ja asiakaspalaute
mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
rekisteröidyn asiakkaan toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen
tietoa Puheopiston henkilöistä, jotka ovat olleet asiakaspalvelusuhteessa

rekisteröityyn asiakkaaseen

muita rekisterin tarkoitukseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen

yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten

valmennusteeman valinta tarjouspyyntöön.

tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6. TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan seuraavista lähteistä:

puheopiston yhteyshenkilöiltä
asiakkaalta itseltään puhelimitse tai sivuillamme olevien nettilomakkeiden kautta
koulutusta varten/koulutuksessa tallennetut ääni- ja videotiedostot
koulutusta varten tehdyistä ennakkokartoituksista
internetin kautta
sähköpostilla
muulla vastaavalla tavalla.

Lomaketiedot

Nettisivuillamme olevilla lomakkeilla kerättyjä henkilötietoja käytetään markkinointiin ja mainontaan. Täyttämällä tiedot annat Puheopistolle luvan lähettää markkinointiviestejä antamaasi sähköpostiosoitteeseen.

7. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Puheopisto voi luovuttaa tietoja muille palveluntarjoajille ja kolmansille osapuolille silloin, kun nämä käsittelevät tietoja Puheopiston tehtävänannosta esimerkiksi palveluiden tai tietojen analysoimiseksi. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Asiakastietoja säilytetään lakisääteisesti Office Management / Microsoftin ja toiminnanohjausjäjestelmä Lemonsoftin tarjoamissa asiakastietojärjestelmissä ns. pilvipalveluina.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto säilytetään aina lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla ja iLog-avainjärjestelmällä, jossa jokaisella vakinaisella työntekijällä on tunnistettava avain. Avaimesta jää tunnistusjälki aina sitä käytettäessä.

9. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Puheopiston asiakasrekisteriin on talletettu. Kirjallisen tarkastuspyynnön voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen marsa.baeck@puheopisto.fi. Vastaamme pyyntöihin 30 päivän kuluessa. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa.

10. TIETOJEN TARKASTUS JA KORJAAMINEN

Puheopisto päivittää itse asiakastiedot. Jokaisella on oikeus tarkastaa, onko omia tietoja tallennettu rekisteriin ja saada pyydettäessä tieto siitä, mitä tietoja rekisterissä on.

Lisäksi jokaisella on oikeus vaatia Puheopistoa oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevan oman henkilötiedon, jos se on virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta, jos se on tarpeen ennen korjaamista tai poistamista.

Kirjallisen tarkastus- ja korjauspyynnön voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen marsa.baeck@puheopisto.fi

11. OIKEUS KIELTÄÄ SUORAMARKKINOINTI

Jokaisella on oikeus kieltää Puheopistoa lähettämästä suoramarkkinointimateriaalia sekä lopettamaan omien tietojen käsittely suoramarkkinointia ja mielipidetutkimuksia varten. Asiakkaalle voidaan lähettää tarpeellisia tiedotteita palveluiden toteuttamisesta ja asiakkuuden hoidosta.

Kiellon voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen marsa.baeck@puheopisto.fi.

Linkit

Sivustomme saattavat sisältää linkkejä muiden tahojen ylläpitämiin verkkosivuihin. Suomen Puheopisto Oy ei vastaa näillä sivustoilla käytetyistä yksityisuudensuojakäytännöistä tai sisällöistä.

Evästeet

Sivustomme saattaa sisältää kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden, evästeitä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä päätelaitteellesi, kun vierailet Puheopiston sivustolla. Evästeistä kerättyä tietoa ei yhdistetä käyttäjän henkilökohtaisiin tietoihin.

Evästeiden käyttö kolmansien osapuolien sivuilla

Sivustollamme käytettävien evästeiden lisäksi Puheopisto hyödyntää evästeitä myös oman verkkomainontansa kohdentamiseen kolmansien osapuolten sivustoilla. Näissä tapauksissa Puheopisto toimii yhteistyössä verkkomainonnan teknologiaan erikoistuneiden yritysten kanssa. Kerätyn tiedon avulla yrityksemme mainoksia kohdennetaan käyttäjille aiemman verkkokäyttäytymisen perusteella.

Puheopisto ja sen sopimuskumppanit voivat lisäksi kerätä tietoja siitä, kuinka tehokkaita lähetetyt mainokset ovat. Tässä tarkoituksessa voimme kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:

tietoa, kuinka monta kertaa tietty mainos on näytetty selaimessa
tietoa, onko mainos avattu.

Pysyvät evästeet säilytetään määrättyyn aikarajaan asti.