PowerPoint paremmaksi osa 2:
Diamateriaalin rakenne

Oletko avannut PowerPointin ja aloittamassa diamateriaalin teon esitystäsi varten? Toivottavasti tässä vaiheessa on esityksen valmistelun ensiaskeleet kuitenkin jo tehtynä. Olet täsmentänyt itsellesi, mistä aiot puhua ja mikä on tavoitteesi. Olet hahmotellut esityksen rungon joko ajatuksissasi tai tehnyt siitä muistiinpanot. Lisäksi olet pohtinut kuulijoitasi voidaksesi kohdistaa esityksesi juuri heille. Jos näiden vaiheiden suhteen kaipaat vinkkejä, katso blogimme aiemmat osat Esitykseen valmistautuminen ja Kuulija-analyysi.

Nyt sinun on mietittävä, mitkä asiat otat mukaan esitysmateriaaliisi, mitkä kenties kerrot ilman dioja ja jätätkö osan yksityiskohdista esityksen ulkopuolelle ja toimitat sen jälkikäteen luettavana materiaalina. Näihin ratkaisuihin vaikuttaa paljon esitystilanteesi. Tärkeää on, että diamateriaalisi palvelee esityksen tavoitetta ja on mahdollisimman selkeä.

Perusperiaatteena voit pitää, että käsittelet yhden asian diaa kohden. Joskus voi olla tarpeen pilkkoa isommat asiat useampaan diaan ja käyttää vaikkapa värikoodeja tai väliotsikkodioja kokonaisuuksien erottamiseen.

Saman asian voi PowerPointilla tuoda esiin monessa muodossa. Käytä eri tapoja vaihtelevasti ja ennen kaikkea siten, että ne parhaiten tuovat esityksesi sanoman esiin.

Muutamia yleisimpiä diaesityksen elementtejä ja mitä tulisi harkita

1. Teksti: Pääkohtien kirjoittaminen auttaa kuulijoitasi painamaan ne mieleen.Muista kuitenkin, että yleisösi on tullut ensisijaisesti kuuntelemaan sinua, ei lukemaan diaesitystäsi. PowerPoint-pohjat ohjaavat käyttämään runsaasti luetteloja. Luettelo usein voikin toimia paremmin kuin kokonaiset lauseet. On silti hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia esitystapoja.
2. Kuvat:Mielikuvien luomisessa kuvat toimivat mainiosti. Siksi niillä voidaan herättää mielenkiintoa ja tukea muistamista sekä elävöittää esitystä.Kuvien valinta on kuitenkin tärkeää, jotta ne eivät vie huomiota pois itse esityksestä tai johda kuulijan ajatuksia sivupolulle.  Kuvat eivät ole itse tarkoitus tai vain tekstivirran pilkkojia, vaan niillä tulee olla selkeä yhteys käsittelemääsi asiaan.
3. Kaaviot ja muut graafiset kuvaajat: Kokonaisuuksien hahmottamiseen ja suhdelukujen esittämiseen erilaiset graafiset kuvaajat ovat hyviä välineitä. PowerPoint antaa näihin paljon valmiita malleja ja apukeinoja. Varmista aina, että grafiikkasi on selkeästi luettavaa ja erottuu jopa takapenkkiin asti. Välillä valmispohjien värimaailmat hämärtävät itse asian tai kuvaajaan liittyvät selitteet ovat liian pienellä fontilla.

Huomioi myös aikataulusi jo esitysmateriaalia rakentaessasi. Viiden minuutin esityksessä ei millään ehdi käydä läpi sataa diaa.
Menestystä selkeän diamateriaalin rakentamiseen!

JOHANNA MARTIKAINEN